Resor i näringsverksamheten är avdragsgilla, och som fotograf kan du räkna med flera konkreta schabloner för 2026: traktamente på 300 kronor per dygn vid övernattning, reducerat till 70 procent efter tre månader, och 25 kronor per mil för resor med egen bil. Allt bygger dock på att du har körjournal, kvitton och korrekt bokföring på plats.
Kort sagt:
Traktamente för övernattning är 300 kronor per dygn, men reduceras till 70 procent efter tre månader och till 50 procent efter två år på samma ort.
Schablonbeloppet för milersättning är 25 kronor per mil, vilket täcker drivmedel och slitage, och gäller oavsett bilmodell.
Vid vidarefakturering ska du lägga på moms och bokföra beloppet som en vanlig intäkt, medan utlägg kräver att kunden är betalningsansvarig och att inget påslag görs.
En noggrann körjournal med datum, mätarställning och resans syfte är avgörande för att avdrag för bil ska bli godkänt vid revision.
Hantering av resekostnader bör tydligt kommuniceras i offerten, antingen inkluderat i priset eller som separat utlägg, för att undvika tvister och felaktig momsredovisning.
Innehållsförteckning
Branschrutin och vanliga misstag: praktiska råd från Michael Steinberg
När ska resekostnaden ingå i priset och när faktureras den separat?
Michael Steinberg: stöd i planering, dokumentation och leverans av fotouppdrag
Vad är traktamente och vilka krav gäller för avdraget
Traktamente är en kostnadsersättning som täcker ökade levnadskostnader under en tjänsteresa, som mat och småutgifter när du befinner dig borta från din vanliga verksamhetsort. För att traktamentet ska vara skattefritt krävs att resan innehåller minst en övernattning och att resmålet ligger mer än 50 kilometer från både din bostad och ditt vanliga tjänsteställe, enligt Skatteverkets regler för traktamente och bilersättning. Utan övernattning finns inget skattefritt traktamente att räkna med, oavsett hur lång resan är.
För inkomståret 2026 gäller följande schabloner:
Helt dygn: 300 kronor skattefritt enligt Skatteverkets schablonbelopp
Efter tre sammanhängande månader på samma ort: beloppet reduceras till 70 procent, det vill säga 210 kronor per dygn enligt Bjørn Lundéns genomgång av tremånadersregeln
Efter två år på samma ort: ytterligare reducering till 50 procent av maxbeloppet
Halvt dygn (avresa efter klockan tolv eller hemkomst före klockan tolv): halva schablonbeloppet
Reduceringen efter tre månader är relevant för dig som tar längre uppdrag, till exempel en längre produktion för ett företag på annan ort. Den gäller sammanhängande tid på samma arbetsort, så ett avbrott kan nollställa räkningen under vissa förutsättningar. Håll koll på exakta datum i din bokföring, det underlättar om Skatteverket efterfrågar underlag.
Ett annat moment som ofta förbises är kostförmån. Om kunden bjuder på luncher eller middagar under uppdraget ska traktamentet minskas i motsvarande grad, eftersom du redan har fått del av kostnaden täckt. Det gäller oavsett om måltiden ingår i ett paketpris från hotellet eller bjuds separat av uppdragsgivaren. Detaljerna kring detta finns beskrivna i SKV 354 om traktamenten och andra kostnadsersättningar, som är den mest kompletta genomgången för den som vill ha exakta siffror för varje måltidstyp.
Bilersättning och milersättning: så fungerar schablonen
När du kör egen bil i näringsverksamheten gäller en schablon på 25 kronor per mil. Den täcker både drivmedel och slitage, och du behöver inte spara varje enskilt bensinkvitto för att göra avdraget, så länge körjournalen stämmer.
25 kronor per mil är det belopp Skatteverket fastställt som skattefri milersättning för resor i näringsverksamheten med egen bil. Beloppet gäller oavsett bilmodell, så länge det är en privat bil som används i yrket.
Några punkter värda att känna till:
Betalar du dig själv mer än 25 kronor per mil räknas den överskjutande delen som lön och beskattas därefter
Förmånsbil och elbil har andra schabloner eftersom bilen redan beskattas som en löneförmån
Trängselskatt vid näringsresor är avdragsgill, och du bör spara kvitto eller betalningsunderlag från Transportstyrelsen
Parkeringsavgifter under uppdrag räknas normalt som en separat avdragsgill kostnad, skild från milersättningen
Många fotografer missar trängselskatten helt enkelt för att den dras automatiskt från kontot och aldrig dyker upp som ett fysiskt kvitto, men det kan vara klokt att komplettera med utbildning för att bli en skicklig visuellt orienterad yrkesperson, såsom visuell designer. Lägg därför in en rutin där du laddar ner kvartalsvisa sammanställningar från ditt trängselskattekonto och sparar dem tillsammans med övriga reseunderlag. Det är en liten detalj som annars lätt glöms bort vid bokslut, trots att den adderar upp sig över ett år med många uppdrag i Stockholms innerstad.
Utlägg kontra vidarefakturering: moms och bokföring
Skillnaden mellan ett utlägg och en vidarefakturerad kostnad avgör om du ska lägga på moms eller inte, och att blanda ihop de två är ett av de vanligaste felen bland frilansande fotografer. Enligt Skatteverkets regler om utlägg och vidarefakturering krävs tre saker för att en kostnad ska räknas som ett utlägg:
Kunden, inte du, är den egentliga betalningsansvariga parten för kostnaden
Du gör inget påslag eller vinst på beloppet, du för bara vidare exakt det kunden ska betala
Beloppet bokförs på ett avräkningskonto, aldrig som vanlig intäkt eller kostnad i din resultaträkning
Uppfylls inte alla tre villkoren handlar det istället om vidarefakturering. Då ska du lägga på moms enligt gällande sats, bokföra beloppet som en vanlig intäkt och samtidigt bokföra din egen utgift som en kostnad i verksamheten. Ett tågbiljettköp som du gör i eget namn och sedan tar betalt för med ett litet påslag för administration räknas alltid som vidarefakturering, aldrig som utlägg.
Vid fakturering av ett utlägg ska du bifoga en kopia av originalkvittot eller originalfakturan, så att kunden kan se exakt vad beloppet avser. Många väljer att skanna in kvittot direkt i bokföringsprogrammet och bifoga det som PDF tillsammans med fakturan, vilket sparar tid och minskar risken för missförstånd senare.
Proffstips: Skriv redan i uppdragsbekräftelsen om resekostnader hanteras som utlägg eller vidarefakturering, så slipper du diskussioner när fakturan skickas.
Felaktig hantering får konsekvenser vid en eventuell momskontroll: om du har bokfört en vidarefakturerad kostnad som ett utlägg har du sannolikt redovisat för lite moms, vilket kan leda till efterbeskattning och i värsta fall tillägg.
Körjournal och kvitton: vad som krävs vid revision
En körjournal som håller vid granskning är ofta det som avgör om ett bilavdrag godkänns eller ifrågasätts. Enligt genomgången av Skatteverkets krav på körjournal ska varje resa dokumenteras med följande uppgifter:
Datum för resan
Mätarställning vid start och slut
Resans syfte, till exempel vilket uppdrag eller vilken kund resan avsåg
Sträcka i mil, uppdelat på privat och yrkesmässig körning om bilen används blandat
Utöver körjournalen behöver du organisera kvitton så att de går att koppla till rätt uppdrag. Ett vanligt arbetssätt är att skapa en separat mapp per uppdrag i bokföringsprogrammet, där du samlar hotellfakturor, tågbiljetter och parkeringskvitton direkt när de uppstår, i stället för att samla allt i en hög till slutet av månaden.
Proffstips: Fotografera kvittot direkt i mobilen när du får det, innan det bleknar eller försvinner i väskan, och ladda upp detsamma dag till rätt uppdragsmapp.
De vanligaste fallgroparna vid revision handlar om glapp i körjournalen, kvitton som saknar läsbart underlag, och traktamenten som inte har justerats för kostförmån. Ett konsekvent system, byggt direkt i din bokföring, gör skillnaden mellan ett avdrag som godkänns utan diskussion och ett som ifrågasätts.
Så kalkylerar du resekostnader per uppdrag, steg för steg
En strukturerad kalkyl gör att du varken underskattar din egen kostnad eller överraskar kunden med otydliga poster på fakturan. Såhär bygger du den upp:
Bestäm transportsätt och kostnad: bil (mil multiplicerat med 25 kronor), tåg eller flyg till verkligt pris
Räkna logikostnad om uppdraget kräver övernattning, inklusive eventuell frukost som ingår i rumspriset
Lägg till traktamente enligt gällande schablon, justerat för eventuell kostförmån från kunden
Beräkna din arbetstid inklusive restid, och bestäm om restiden faktureras eller ingår i paketpriset
Summera och bestäm presentationsform: inkluderat i paketpriset, separat rad, eller utlägg mot kvitto
Två exempel visar hur detta ser ut i praktiken. Exempel A avser ett dagsuppdrag inom Stockholmsregionen, exempel B avser ett tvådagarsuppdrag med övernattning i en annan stad.
Beloppen för arbetstid i tabellen utgår från timpriset för porträttfotografering som exempel på en vanlig uppdragstyp. I exempel B blir traktamentet en betydande post eftersom uppdraget kräver minst en övernattning, medan exempel A inte utlöser rätt till skattefritt traktamente.
När det gäller fakturapresentation finns tre huvudvägar: du kan bygga in resekostnaden i ett fast paketpris, lista den som en tydlig separat rad med egen beskrivning, eller fakturera den som ett renodlat utlägg med bifogat kvittounderlag. Oavsett vilket val du gör bör fakturaraden ange vad kostnaden avser, till exempel “resekostnad enligt bifogat underlag, Stockholm till Göteborg”, så att kunden slipper fråga.
Branschrutin och vanliga misstag: praktiska råd från Michael Steinberg
Genom flera år av uppdrag runt om i landet har vi sett samma administrativa misstag återkomma hos kollegor i branschen. Det vanligaste är att vidarefakturerade kostnader bokförs som utlägg, vilket ger fel momsredovisning och kan upptäckas långt senare vid en kontroll. Ett annat återkommande problem är körjournaler som fylls i veckovis i efterhand i stället för löpande, vilket gör uppgifterna opålitliga och svåra att försvara.
Vi rekommenderar att hålla privata och yrkesmässiga resor strikt separerade redan i kalendern, så att varje resa kopplas till ett specifikt uppdrag från start. En enkel checklista inför varje uppdrag brukar lösa det mesta:
Bekräfta transportsätt och beräknad kostnad innan resan bokas
Avgör om resekostnaden blir utlägg, vidarefakturering eller del av paketpriset, och skriv in det i offerten
Samla kvitton samma dag de uppstår, digitalt eller fysiskt
Fyll i körjournalen direkt efter varje resa, inte i efterhand
En sådan rutin tar några minuter per uppdrag men sparar timmar vid bokslut.
När ska resekostnaden ingå i priset och när faktureras den separat?
Att inkludera resekostnaden i paketpriset ger kunden en enklare faktura och färre frågor, vilket passar bra för återkommande kunder med förutsägbara uppdrag inom samma region. Nackdelen är att du själv bär risken om resan blir dyrare än beräknat, till exempel vid sista minuten-bokningar av tåg eller flyg.
Separat fakturering, antingen som utlägg eller vidarefakturering, passar bättre för uppdrag med osäker omfattning eller långa avstånd, eftersom kunden då ser exakt vad resan kostat och du slipper gissa i förväg. Större företagskunder föredrar ofta denna transparens eftersom det underlättar deras egen kostnadsuppföljning.
Oavsett val är det avgörande att kommunicera tydligt i offertstadiet. En kund som vet i förväg hur resekostnaden hanteras ifrågasätter sällan fakturan efteråt.
— Michael Steinberg
Michael Steinberg: stöd i planering, dokumentation och leverans av fotouppdrag
När resekalkylen är klar återstår själva uppdraget, och där hjälper vi företag och byråer i hela Sverige med företagsfotografering, eventfotografering och porträtt på plats, oavsett om det gäller ett kontor i Stockholm eller en konferens på annan ort. Vi har ordnade rutiner för dokumentation och fakturapresentation inbyggda i arbetssättet, vilket gör processen enklare både för oss och för dig som kund.
Vi hjälper dig gärna med eventfotografering som halvdags- eller heldagsuppdrag, med tydlig kommunikation kring hur eventuella resekostnader hanteras i offerten. Vill du diskutera ett kommande uppdrag eller få en offert anpassad efter din verksamhet, boka tid med oss här.
Vanliga frågor
Vad kostar en porträttfotografering?
Priset beror på omfattning och var uppdraget sker, men vårt timpris för porträttfotografering ligger på 1 700 kronor per timme. Eventuell resekostnad kan tillkomma separat vid uppdrag utanför hemmamarknaden.
Vad tar en fotograf per timme?
Timpriset varierar mellan fotografer och uppdragstyp, men som exempel tar vi 1 700 kronor per timme för porträtt-, reklam- och företagsfotografering. Digitala strategitjänster som innehållsplanering debiteras separat enligt respektive fotograf eller byrås prislista.
Måste jag föra körjournal för att få göra avdrag för bilresor?
En körjournal är inte lagstadgad för alla, men den är det viktigaste beviset om Skatteverket ifrågasätter ditt avdrag vid en kontroll. Utan dokumenterat syfte, datum och mätarställning riskerar du att avdraget nekas även om resan faktiskt skedde i tjänsten.
Hur vet jag om en kostnad ska vara utlägg eller vidarefakturering?
Det är ett utlägg bara om kunden är den egentliga betalningsansvariga, du inte gör något påslag och beloppet bokförs på ett avräkningskonto enligt Skatteverkets regler. Saknas något av dessa villkor räknas det som vidarefakturering, och då ska du lägga på moms.
Påverkas traktamentet om kunden bjuder på mat under uppdraget?
Ja, betalda måltider räknas som kostförmån och ska minska traktamentsbeloppet i motsvarande grad. Detaljerade avdrag för varje måltidstyp finns beskrivna i SKV 354.
Rekommendationer
Vad kostar en fotograf 2026? Komplett guide till priser och tips.
Företagsfoto på budget: så mycket kostar det egentligen 2026
